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Les outils collaboratifs

Ou comment travailler à plusieurs et à distance ?Pour compléter l'article "les outils de travail collaboratifs : les connaître pour mieux travailler et collaborer à distance" extrait de l'Affût édition avril-juin 2016 ("Tendances" p.9), nous vous proposons quelques exemples pertinents pour le secteur et accessibles à tous.

Cette sélection privilégie les outils fonctionnant sur un mode simultané, c'est à dire que chaque co-utilisateur perçoit immédiatement les contributions de chacun (web conférence, construction de documents à plusieurs en temps réel).
Nous avons souhaité aborder la panoplie des usages qui vous seront utiles dans votre quotidien professionnel en privilégiant la facilité de prise en main et en proposant des alternatives aux solutions commerciales habituelles.
Pour chaque usage nous vous proposons un outil collaboratif "libre", c'est à dire reposant lui-même sur un développement logiciel collaboratif.
Pour chaque outil, une courte présentation est complétée par, de notre point de vue, ses forces et faiblesses.


Au sommaire :

> Les outils sélectionnés par type d'usage

> Liens utiles

Les outils sélectionnés par type d'usage

1. Discuter en groupe

À distance, échanger par e-mail reste une valeur sûre mais peut s'avérer laborieux pour une discussion qui exige une mise en commun rapide d'idées ou une prise de décision.
Si Skype vous permet de communiquer à plusieurs visuellement,
beaucoup d'autres plateformes web ou logiciels vous permettent de communiquer en direct. Par exemple, Facebook inclut une fonction de messagerie instantanée.
Parmi les alternatives libres prometteuses
, Jitsi Meet propose une conférence web audio+vidéo+chat+prise de notes (nombre de participants illimité) sans installer de logiciel.

- Points de vigilance :
> La fluidité des échanges repose sur la qualité de connexion internet de chacun. Si des saccades apparaissent, mieux vaut se passer de la vidéo.
> Dans certains lieux, l'accès à Internet est bridé pour des raisons de sécurité, certains participants peuvent se voir refuser l'accès à certains service de communication par le web.

Skype (Microsoft)

 

 Jitsi Meet

             skype    jitsi
 Service de conférence web qui a fait ses preuves, possibilité de transmettre des documents pendant la conversation, etc.

(+) gratuit ; fiabilité éprouvée
(-) services optionnels payants ; obligation pour chaque utilisateur de se créer un compte ; nécessité de télécharger et installer un logiciel spécifique ; respect de la vie privée limité

  Service de conférence web accessible depuis un navigateur web,création de conférence en ligne par simple partage de l'adresse de la conférence créée, combiné vidéo + audio + texte (chat/ partage de notes) et partage d'écran (plugin), possibilité de restreindre l'accès par mot de passe. 

(+) libre ; gratuit ; sans inscription préalable ; utilisation directe depuis un navigateur web
(-) : Nécessité d'un navigateur web récent


2. Rédiger des documents en commun
      (traitement de texte et tableur)

Travailler sur un document en s'échangeant par email ou clé USB ses versions successives, c'est bien à condition de ne pas perdre le fil de qui détient la dernière version.
Travailler simultanément sur un même document, c'est plus efficace dans bien des cas. Et il est en général possible de chatter en marge du document pour continuer d'échanger avec les collaborateurs.

Google Documents

    Framapad
(Framasoft)
  Framacalc
(Framasoft)
googledoc   framapad   framacalc
Suite bureautique en ligne de Google, pour créer, importer, modifier des documents textes, des feuilles de calcul, des diaporamas etc. à plusieurs collaborateurs en simultané. Google Docs est un équivalent léger de Word, Sheets d'Excel et Slides de Powerpoint.

(+) gratuit ; utilisation directe depuis un navigateur web / application smartphone et tablettes ; inscription non nécessaire pour les invités ; ergonomie calquée sur les logiciels de traitement de texte et tableur populaires (Microsoft Office, Open ou Libre Office) ; conservation automatique de l'historique des modifications ; unité de l'espace de travail pour tous les documents ("cloud" Google Drive) ; export des documents créés sous différents format utiles
(-) obligation pour l'utilisateur principal de se créer un compte Google et d'utiliser Google Drive ; respect de la vie privée limité
  Interface web simple pour prendre des notes et rédiger des textes à plusieurs, voire simultanément. Chaque participant se distingue par une couleur, les anciennes versions sont sauvegardées. Le travail est ensuite exportable pour tout type d'usage.
Idéal pour la rédaction de comptes-rendus, de lettre en commun ou comme bac à sa
ble pour brainstormer.

(+) libre ; gratuit ; utilisation directe depuis un navigateur web ; usage possible sans inscription préalable ; facilité d'utilisation ; conservation automatique de l'historique des modifications ; export des documents créés sous différents formats utiles ; possibilité de personnaliser l'accès de ses différents documents
(-) mise en page limitée ; faible ergonomie smartphone et tablettes

  Tableur collaboratif en ligne possédant de nombreuses fonctions de calcul, permet de réaliser à plusieurs tableaux en tous genres (listes d'invités, inventaires, budgets, etc.) et des graphiques simples.

(+) libre ; gratuit ; utilisation directe depuis un navigateur web ; usage possible sans inscription préalable ; export des documents créés sous différents formats utiles
(-) fonctionnalités limitées ; faible ergonomie smartphone et tablettes


3. Stocker et partager des documents

Avoir accès à toutes ses affaires et documents où que l'on se trouve : rêve ou cauchemar ? C'est en tous les cas une réalité possible techniquement. Et cela s'avère être une option intéressante dans la gestion d'un projet collectif. De nombreuses sociétés proposent de stocker gratuitement vos données sur leurs serveurs – dans le dit "cloud" – mais prenez bien le temps de lire les conditions générales d'utilisation. Une alternative plus respectueuse de la vie privée est possible, à condition de disposer d'un serveur et de pouvoir y installer par exemple le logiciel libre Owncloud. Vous pouvez stocker dans cet espace distant tout types de fichiers (images, documents, vidéos, etc.) et choisir de les partager avec d'autres si vous le souhaitez.
Dropbox   Google drive

             Dropbox    google-drive
Service d'hébergement distant de fichiers. Dropbox vous propose de stocker vos données et de vous les rendre accessible via un navigateur web ou par l'application dédiée qui intègre son fonctionnement à votre "bureau" (comme s'il s'agissait d'une simple clé USB connectée à votre ordinateur).

(+) gratuit ; facile à utiliser ; synchronisation automatique et immédiate des fichiers ajoutés/modifiés ; historique des fichiers accessible sur le site ; inscription non nécessaire pour les invités
(-) limité à 2 Go d'espace disque ; obligation pour l'utilisateur de se créer un compte.
  Service d'hébergement distant de fichiers (15 Go gratuitement), harmonisé avec les outils de la suite bureautique en ligne de Google (Docs/Sheets/Slides).

(+) gratuit ; facile d'utilisation ; utilisation directe depuis un navigateur web / application à installer pour améliorer l'usage ; combiné avec les outils Google Docs ; inscription non nécessaire pour les invités
(-) obligation pour l'utilisateur de se créer un compte


4. Éditer des cartes collectives

Avec la disponibilité des fonds de carte en ligne de Google, IGN et OpenStreetMap s'est développée la possibilité de fabriquer ses propres cartes. Ce qui peut être très pratique pour organiser l'implantation d'un festival sur un territoire, créer un plan pour les festivaliers, organiser le trajet d'un spectacle déambulatoire, recenser des équipements culturels, etc. et le tout à plusieurs ! Et il est très facile de republier les cartes produites sur votre propre site Internet.
Umap   Google My Maps

             carto    my-maps
Forgé à partir de la base de données géographique libre OpenStreetMap, Umap propose à chacun de réaliser des cartes collaboratives, à partir d'un large choix de fonds de carte.

(+) libre ; gratuit ; options diversifiées ; possibilité d'import de listes de données ; gestion des accès (public/privé, droits d'écriture) ; inscription non nécessaire pour les contributeurs invités
(-) prise en main complexe au démarrage ; obligation pour l'utilisateur de se créer un compte
(+ ou -) une fois rendue publique, les données collectées peuvent être utilisées par tous (libre)

> accéder au guide d'utilisation Umap
  Ce service de Google propose de fabriquer ses propres cartes à partir de Google Maps, puis de les partager ou de s'en servir pour se guider avec son mobile par exemple.

(+) gratuit ; application pour mobile/ tablette ; option StreetView pour une vue réelle de l'adresse sélectionnée
(-) obligation pour l'utilisateur de se créer un compte ; respect de la vie privée limité ; fond de carte contrôlé par Google.



5. Mener un projet collaboratif

Framaboard   Trello
             framaboard    trello
Gestionnaire de tâches visuel ; permet de gérer des projets de manière collaborative selon la méthode Kaban ; affichage sous divers formats (listes de tâches, sous-tâches, sous forme de Gantt, de calendrier) ; plusieurs colonnes "en attente", "prêt", "en cours", "terminé" ; chronométrage des tâches possibles ; partage des tâches entre plusieurs personnes possibles.

(+) libre ; gratuit ; simple d'utilisation ; utilisation en ligne ; respect de la vie privée assuré.
(-) obligation pour l'utilisateur de se créer un compte.
  Outil de gestion de projets inspiré de la méthode Kaban ; présentation visuelle, sous forme de tableaux ; divers tris possibles soit par aspects du projet (communication, logistique, etc.) soit par mise en œuvre ("à faire", "en cours", "terminé") ; partage des tâches possibles ; association de documents et commentaires possibles.

(+) gratuit ; utilisation en ligne ; application disponible
(-) certaines fonctionnalités sont payantes ; inscription obligatoire.

> Vidéo de présentation de Trello
> Exemple d'organisation de projets avec Trello



6. Mener des sondages ou des enquêtes
Les outils d'enquête et de sondage ne sont pas réservés aux spécialistes, nombre d'entre eux sont très faciles d'usage. Ils vous aideront notamment à trouver une date en commun pour planifier une réunion, à gérer des inscriptions, à mener des enquêtes personnalisées (par exemple pour dresser le portrait des membres de son réseau, pour évaluer la satisfaction et les besoins de ses publics, pour recueillir les remarques et suggestions sur un projet en cours de construction etc.).
  •  Réaliser des sondages (choix d'une date, d'un nom...)
 Framadate   Doodle
             Framadate    doodle
En quelques clics, invitez les futurs participants d'une réunion à en caler la date (et l'heure) collectivement. L'outil permet également de faire un vote collectif classique (choix d'un lieu, d'un sujet, de ce que chacun doit ramener…). Simple et efficace.

(+) libre ; gratuit ; simple d'usage ; pas d'inscription requise ; pas de compte à créer.
(-) options limitées.
  L'outil bien rôdé pour caler une date ou faire un choix. Doodle propose des options parfois bien utiles : limiter le nombre de participants par créneau, restreindre à un seul choix possible par participant. En bonus, les participants peuvent recevoir par email une notification des votes.

(+) gratuit ; simple d'usage ; pas d'inscription requise ; options utiles
(-) publicité
(+ ou -) services optionnels payants
  •  Mener une enquête
 Limesurvey     Framaforms
  Google Forms
limesurvey   framaforms   google forms
Limesurvey est le couteau suisse web de l'enquêteur, qu'il soit en herbe ou professionnel. À condition de s'y consacrer pleinement, l'outil est extrêmement complet et personnalisable.



(+)
libre ; gratuit ; options très nombreuses et complètes ; possibilité de reprendre un questionnaire non terminé ; service gratuit (mais limité) sur le site de Limesurvey.

(-) requiert l'installation du logiciel sur votre propre serveur et le suivi des mises à jours ; ergonomie et rigidité de la configuration d'un questionnaire.
  Service de Framasoft mis en ligne en octobre 2016, Framaforms permet de programmer un questionnaire en ligne élaboré (questions conditionnelles, téléchargement fichier joint) assez simplement. On y retrouve un large choix d'options.


(+)
libre ; gratuit ; options diversifiées ; possibilité de reprendre un questionnaire non terminé.

(-) requiert la création d'un compte ; quelques (faibles) limitations techniques (1000 réponses max, 6 mois de validité à partir de la date de création).

  Parmi les nombreux services bureautiques de la firme américaine, Google Forms permet d'établir en quelques clics un formulaire de sondage ou d'enquête. Simple et pratique, même si limité en fonctionnalités (pas de questions conditionnelles par exemple).

(+) gratuit ; utilisation simple et rapide.
(-) respect de la vie privée limité ; obligation pour l'initiateur d'avoir un compte Google.

LIENS UTILES
•  Isabelle Gonon, Travail collaboratif à distance, auto-formation gratuite, 2012.
•  Framasoft, réseau dédié à la promotion du "libre" en général et du logiciel libre en particulier, propose une diversité d'outils collaboratifs en ligne.
Booster son association grâce aux outils numériques, AnimaFac, février 2016

>> Cette page fera l'objet de compléments en mars 2017
En attendant, n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez avoir quelques conseils au sujet de ces outils.
Demandez Thomas Vriet ou Adeline Mégevand au 05.49.55.33.19
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